Werkkostenregeling: Alle details op een rij

Vanaf 1 januari 2015 is de werkkostenregeling verplicht ingevoerd in Nederland. Maar vanaf 1 januari 2011 kunnen werkgevers er al voor kiezen de regeling toe te passen. Om de overgangsperiode soepel te laten verlopen is er voor een ruime overgangstermijn van vier jaar gekozen. Maar wat moet u nu precies weten over de werkkostenregeling? Hoe moet u zich voorbereiden, en wat zijn de belangrijke aspecten? Wij zetten graag alle details voor u op een rijtje.

De werkkostenregeling

De werkkostenregeling vervangt een 29-tal aan regels die momenteel het doen van vergoeden en verstrekkingen aan uw werknemers bepalen. De werkkostenregeling is de enige regeling waar u nog rekening mee hoeft te houden bij het doen van vergoedingen en verstrekkingen.

Maar natuurlijk is het belangrijk dat u zich voorbereid op de overgang op de werkkostenregeling. Hoewel veel managers hier tegen op zien, hoeft dit helemaal geen obstakel te zijn! Uit onze ervaring blijkt dat de onderstaande punten door velen als de grootste obstakels worden gezien.

Het budget
Voordat u begint aan de werkkostenregeling is het van belang dat het duidelijk is hoe groot uw beschikbare budget is. De Belastingdienst heeft de rekenwijze hiervoor vrij simpel gehouden: het budget bestaat sinds oktober 2013 uit 1.5% van de totale fiscale loonsom van uw organisatie. Vanaf 1 januari 2015 zal dit 1.2% worden, maar vallen er meer zaken buiten het budget. Lees hier meer. Dit budget wordt ook wel de forfaitaire ruimte genoemd. Zolang u binnen de forfaitaire ruimte blijft krijgt u geen eindheffing van de Belastingdienst.
Wat mag ik vergoeden of verstrekken?
Binnen de werkkostenregeling is het simpeler geworden om vergoedingen en verstrekkingen te doen. Zolang u binnen uw budget blijft is er geen noodzaak de vergoeding of verstrekking te verantwoorden richting de Belastingdienst. Dit houdt in dat u een groot scala aan producten en diensten kunt verstrekken of vergoeden aan uw werknemers. Denk hierbij aan sportcontributie, vakbondscontributie, maar bijvoorbeeld ook laptops, iPads, fietsen, et cetera.
Vullen verstrekkingen op de werkplek ook mijn budget op?
Nee. Zolang uw werknemer de verstrekking nodig heeft voor het uitoefenen van de functie zal in de meeste gevallen deze niet meetellen voor de forfaitaire ruimte. Kijkt u voor meer informatie eens bij gerichte vrijstellingen of bij nihilwaarderingen.