Werkkostenregeling: Maaltijden en consumpties

De werkgever mag ook na invoering van de werkkostenregeling nog maaltijden op en buiten de werkplek vergoeden en verstrekken. Het is hierbij van belang om een duidelijk onderscheid te maken tussen (complete) maaltijden en (kleine) consumpties. Ook maakt het verschil of je de consumpties vergoedt of verstrekt. Maaltijden nemen hierbij een aparte positie in.

Consumpties en WKR

Kleine consumpties, zoals koffie, thee, gebak, een stuk fruit of andere tussendoortjes, mogen op de werkplek onbelast worden vergoed. De werkplek wordt in dit geval gedefinieerd als de plek waar de werknemers hun werk doen en waarvoor je arbo-verantwoordelijk bent. Dat kan in voorkomende gevallen dus ook een thuiswerkplek zijn.

Als je deze consumpties op de werkplek vergoedt (dus achteraf aan je werknemers terugbetaalt) wordt dit wel als belast loon aangemerkt. Een voorbeeld daarvan is als één van jouw werknemers in de supermarkt een tussendoortje koopt en je deze kosten vervolgens vergoedt. Het alternatief hiervoor is dat je deze kosten als eindheffingsloon onderbrengt in de binnen de WKR beschikbare vrije ruimte. Op die manier betaal je geen belasting over deze vergoeding. Wanneer de consumpties, eventueel samen met andere consumpties, samen een maaltijd vormen, gelden de regels voor maaltijden.

Maaltijden en WKR

Net als bij consumpties worden maaltijden in sommige gevallen niet belast en in sommige gevallen juist wel. In alle gevallen zijn maaltijden onbelast wanneer deze deel uitmaken van tijdelijke verblijfskosten. Dit is bijvoorbeeld het geval bij dienstreizen, zakelijke besprekingen met klanten buiten de werkplek, maar bijvoorbeeld ook de maaltijden van mobiele en ambulante werknemers, zoals vertegenwoordigers en accountants.

Eigenlijk zijn alle maaltijden die genuttigd worden tussen 17:00 en 20:00, door bijvoorbeeld overwerk, maar ook door het karakter van het werk, vrijgesteld. Je hebt hierbij de keuze om zelf de maaltijd te verstrekken, maar je kunt ook de werkelijke kosten ervan vergoeden. Het maakt in dat geval niet uit waar je werknemer de maaltijd heeft genuttigd, dit kan bijvoorbeeld een restaurant zijn, maar het zou ook een bakker of een supermarkt kunnen zijn.

Als je jouw werknemers een maaltijd verstrekt, bijvoorbeeld in de bedrijfskantine of een soortgelijke ruimte, geldt in 2021 een normbedrag van € 3,35 per maaltijd (voor een ontbijt, een lunch en een diner). Dit bedrag is in principe belast loon voor je werknemers, maar je mag deze kosten in plaats daarvan ook als eindheffingsloon in de binnen de WKR beschikbare vrije ruimte onderbrengen, waardoor e.e.a. onbelast is. Voordeel van de WKR hierbij is dat je dit vervolgens niet per werknemer apart bij hoeft te houden, je hoeft alleen het totaalbedrag te administreren. Het komt ook voor dat werknemers een eigen bijdrage betalen, deze kan je dan van het normbedrag aftrekken, uiteraard mag deze eigen bijdrage niet hoger zijn dan het normbedrag van € 3,35.