De werkkostenregeling 2021, alles wat je moet weten!

Op 1 januari 2015 is de regelgeving rondom het vergoeden en verstrekken aan uw medewerkers gewijzigd en moeten alle werkgevers verplicht gebruik maken van de werkkostenregeling (2021).  Het is een handige regeling die met enkele simpele stappen toegepast kan worden. In dit artikel leggen we eerst kort uit wat de werkkostenregeling precies is, daarna geven we een hands-on stappenplan over hoe de werkkostenregeling bij jou in de organisatie geïmplementeerd kan worden. We eindigen met enkele verwachtingen voor de toekomst.

Op deze manier kan je met een gerust hart de werkkostenregeling binnen je eigen organisatie toe gaan passen!

Veranderingen in de WKR

In 2011 is de overheid begonnen met het langzaam laten wennen van alle werkgevers in Nederland aan de werkkostenregeling. Deze regeling is bedoeld om het woud aan verschillende regels voor de verschillende vergoedingen en verstrekkingen, 29 in getal, enorm te vereenvoudigen. Reden hiervoor is dat al deze verschillende regels zowel voor de werkgevers als voor de Belastingdienst steeds moeilijker te handhaven, controleren en bij te houden zijn. Bij het fietsplan alleen al moest getoetst worden hoever de werknemer van zijn werk woont, in welke mate hij de fiets voor het woon-werkverkeer gaat gebruiken, of en wanneer hij eerder deel had genomen en of hij de fiets wel zelf zou gaan gebruiken. Voor werkgevers een grote uitdaging en voor de Belastingdienst nauwelijks te controleren. De werkkostenregeling is na de nodige inspraakprocedures sinds 1 januari 2015 verplicht voor elke werkgever.

Bij toepassing van de WKR heeft een werkgever in beginsel twee keuzes:

  1. de vergoeding of verstrekking aan de werknemers is belast loon van de werknemers,
  2. óf wordt als eindheffingsloon in de binnen de WKR beschikbare forfaitaire, of vrije ruimte ondergebracht waardoor deze onbelast is, zolang deze vrije ruimte niet wordt overschreden.

Tijdelijke verhoging in 2020 en 2021

In 2021 is deze vrije ruimte 1,18% van de totale fiscale loonsom van een organisatie. Over de eerste € 400.000 van deze loonsom zelfs 3%. Normaliter is dit percentage 1,7% maar door de huidige coronacrisis heeft het kabinet besloten om dit tijdelijk te verhogen naar 3%. Dit als onderdeel van het huidige economische steun- en herstelpakket.

Hoe implementeer ik de WKR?

De hoofdlijnen zijn aangegeven maar hoe kunnen je de WKR in je eigen organisatie invoeren? Met onderstaand stappenplan is dit snel zichtbaar.

1. Analyseren & inventariseren
Allereerst is het belangrijk uit te zoeken in hoeverre je nu gebruik maakt van de 29 oude regelgevingen.

  1. Vergoed je bijvoorbeeld fietsen aan je werknemers?
  2. Mogen ze gebruik maken van een fitnessregeling?
  3. Geef je ieder jaar kerstpakketten aan je werknemers
  4. Geef je cadeaus bij een jubileum?

Kijk goed in de lijst van de 29 oude regels rondom het vergoeden en verstrekken en analyseer in hoeverre je gebruik maakt van deze regels, en hoeveel je hier jaarlijks aan uitgeeft. Maak hier een duidelijk overzicht van, zodat het helder is wat er wordt vergoedt en of verstrekt, en hoeveel je hier jaarlijks aan uitgeeft.

2. Vergelijken

Om te beginnen zal elke werkgever moeten berekenen wat de totale fiscale loonsom in het vorige jaar is geweest. 1,18% daarvan (3% over de eerste € 400.000) vormt de genoemde vrije ruimte, ofwel de ruimte die een werkgever heeft om zijn werknemers onbelast vergoedingen en verstrekkingen te kunnen doen in het lopende jaar.

Als deze vrije ruimte groter is dan het bedrag dat er voorheen jaarlijks aan vergoedingen en verstrekkingen aan de werknemer werd besteed, is er geen enkel probleem, dit past dan ook binnen deze vrije ruimte. Past dit niet, dan zal elke werkgever keuzes moeten maken welke vergoedingen en verstrekkingen hij nog wil doen. Bij overschrijding van de vrije ruimte volgt namelijk een eindheffing van 80% over de overschrijding.

3. Budget verdelen

Omdat elke werkgever binnen de vrije ruimte wil blijven om zo de eindheffing van 80% te ontlopen, is het verstandig om deze vrije ruimte, of WKR-budget, te verdelen over de vergoedingen en verstrekkingen die je doet. Voor sommige is dat goed te budgetteren, zoals het kerstpakket en het personeelsuitje, daarvoor kunnen de uitgaven van het vorige jaar als uitgangspunt dienen. Anders wordt het natuurlijk met vergoedingen en verstrekkingen waarvan niet vooraf zeker is of en hoeveel werknemers er gebruik van zullen maken, zoals de ‘fiets van de zaak’ en bedrijfsfitness. Toch is het verstandig ook daarvoor vooraf een bepaald budget te bepalen zodat er in ieder geval ruimte is waar de werknemers gebruik van kunnen maken en tegelijkertijd de beschikbare vrije ruimte niet wordt overschreden.

4. Implementeren

Als alle gegevens bekend zijn, moet de WKR nog geïmplementeerd worden. Dat betekent o.a. dat de werknemers geïnformeerd moeten worden over alle mogelijkheden die de WKR biedt. Zoals bijvoorbeeld het bekende PC-privé project. Voorheen konden werknemers op die manier zonder verdere voorwaarden een PC voor privé gebruik via hun werkgever aanschaffen, door deze via het brutoloon aan de werkgever terug te betalen. Doordat dit de Belastingdienst destijds veel meer geld kostte (misgelopen inkomstenbelasting) dan verwacht, is deze regeling snel weer afgeschaft. Nu, met de WKR, is het weer mogelijk de werknemers een PC, laptop of tablet voor privé gebruik aan te laten schaffen. Deze mag volledig door de werkgever worden geschonken maar verreweg de meeste werkgever zullen deze door middel van een tijdelijke verlaging van het brutoloon met de betreffende werknemers willen verrekenen. Het totale bedrag, geschonken of verrekend, valt echter wel in de vrije ruimte.

Meer vrijheid

Doordat alle oude regels vervallen onder de WKR is het mogelijk veel vrijer vergoedingen en verstrekkingen te doen. Waar bijvoorbeeld fitnessabonnementen eerder beperkt waren tot één fitnesscentrum per fysieke locatie van de onderneming, heeft de Belastingdienst de regels onder de werkkostenregeling versoepeld. De werknemers hebben onder de werkkostenregeling volledige vrijheid in de keuze van een fitnesscentrum. Maar dat niet alleen, er mag veel meer in het budget van de werkkostenregeling worden ondergebracht, zo kan elke werkgever er bijvoorbeeld voor kiezen om ook sportcontributie via een brutolooncomponent te laten verrekenen!

Maar het is goed mogelijk dat door al deze vrijheid in indeling van het budget het overzicht een beetje verdwijnt. Het is uiteraard wel belangrijk dat er geen misbruik van de regeling wordt gemaakt, en dat de vergoedingen en verstrekkingen die een werkgever doet passen bij het uit te voeren bedrijfsbeleid. Daarnaast moet het budget wel actief worden bijgehouden, omdat er bij overschrijding erg hoge kosten moeten worden betaald aan de Belastingdienst.

Slim inspelen op de WKR

Gelukkig spelen steeds meer ERP systemen slim in op de werkkostenregeling en kan hier al veel mee worden geautomatiseerd. Daarnaast heeft een grote speler rondom het fietsplan, Nationale Fiets Projecten, een product gestart, FiscFree®, waarmee het WKR budget snel en simpel kan worden beheerd. Met FiscFree® kiest de werkgever een aantal producten die hij aan zijn werknemers wil vergoeden en/of verstrekken, zoals bijvoorbeeld fitness, ‘fiets van de zaak’, vakbondscontributie en PC’s of laptops, Stel een budget in en FiscFree® regelt de rest. Het budget wordt realtime bijgehouden, alle documentatie wordt automatisch opgesteld (aanvullende arbeidscontracten, de verrekenwijze, etc.) en ook de leverancier wordt automatisch op de hoogte gesteld. Het systeem levert dus voor de werknemers een leuk keuzepakket aan voordelen op, voor de werkgever worden veel werkzaamheden uit handen genomen, wat veel oplevert in termen van efficiëntie, gemak en stroomlijning van de workflow.

Een groot voordeel voor zowel werkgever als werknemer is dat door de verrekening van de vergoeding of verstrekking (fiets, computer of fitness abonnement) met de deelnemende werknemers door middel van een tijdelijke verlaging van het brutoloon, voor werknemer én werkgever financieel voordeel ontstaat. De werknemer betaalt minder inkomstenbelasting en de werkgever bespaart op de sociale werkgeverslasten

Doordat alle werknemers bij FiscFree® een eigen inlog pagina hebben, kunnen zij gemakkelijk hun eigen keuzes maken. De werkgever heeft daardoor alle controle over hetgeen besteld wordt en houdt altijd de eindregie. Op deze manier wordt de grens van de WKR (de vrije ruimte) niet overschreden, waardoor een vervelende eindheffing van 80% over de eventuele overschrijding wordt voorkomen. FiscFree® kan het implementeren van de WKR sterk vergemakkelijken.

Ontdek FiscFree® en vraag een gratis demo of informatiepakket aan voor jouw organisatie:

    Naam (verplicht)

    E-mail (verplicht)

    Bedrijfsnaam

    Functie

    Aantal medewerkers

    Toekomst en de WKR?

    Sinds de eerste kennismaking in 2011 is er vóór de definitieve invoering in 2015 nog wel het een en ander aangepast, mede op basis van een grote consultatie via internet. Zo zijn de volgende zaken nog veranderd of toegevoegd:

    Vrije ruimte

    Er mag in 2021 1,18% van de totale fiscale loonsom worden besteed aan vergoedingen en verstrekkingen aan de werknemers. Bovendien geldt voor 2021 voor de eerste € 400.000 van deze fiscale loonsom een percentage van 3% waardoor met name kleinere werkgevers met een lagere loonsom meer vrije ruimte hebben.

    Concernregeling

    Het is voor een groep van bedrijven die samen een concern vormen, mogelijk de vrije ruimtes (budgetten) van alle individuele bedrijven samen te voegen tot één budget. Op die manier kan er flexibeler worden omgegaan met vergoedingen en verstrekkingen die bijvoorbeeld deels voor het ene en deels voor het andere bedrijf bestemd zijn. Voorwaarde voor een dergelijk concern is wel dat er eigendomsverhouding van minimaal 95% bestaat. Daarnaast moeten de aandelen in een kalenderjaar in dezelfde handen zijn. Hat kan ook aantrekkelijk zijn om de concernregeling niet toe te passen omdat dan elk los bedrijf over de eerste € 400.000 geen 1,18% maar 3% vrije ruimte tot zijn beschikking heeft. In een concern mag dat uiteraard maar één keer.

    Producten uit eigen bedrijf

    Wanneer een werkgever korting aan zijn werknemers geeft voor branche-eigen producten, hoeft deze korting niet in de vrije ruimte worden ondergebracht. Deze kortingen zijn vrijgesteld tot een maximum van € 500 per werknemer waarbij de korting die wordt gegeven niet meer dan 20% bedraagt. Elke korting die een werkgever hierboven geeft, moet wel als loon worden aangemerkt of als eindheffingsloon in de vrije ruimte worden ondergebracht.

    Noodzakelijkheidscriterium

    In het kort komt het noodzakelijkheidscriterium er op neer dat een werkgever bepaalde zaken die de werknemers nodig hebben voor een goede uitoefening van hun functie, onbelast mag vergoeden of verstrekken. Te denken valt daarbij bijvoorbeeld aan gereedschap voor een timmerman, een computer of laptop voor een journalist of een mobiele telefoon voor een buitendienst medewerker. De kosten hiervan vallen dus niet in de binnen de werkkostenregeling beschikbare vrije ruimte, deze zijn gericht vrijgesteld.