Voorbeeld werkkostenregeling
Om de werkkostenregeling uit te leggen is het handig enkele voorbeelden uit de praktijk weer te geven. Op die manier kunnen de zaken gemakkelijk aan het eigen bedrijf gerelateerd worden en zo wordt duidelijk waarom de werkkostenregeling voordelig is voor zowel de werkgever als de werknemer. Een goed voorbeeld is het fietsplan.
De fiets en de werkkostenregeling
Bij bedrijf X werd als service aan de werknemers een fietsplan aangeboden. Werknemers konden met belastingvoordeel een fiets aanschaffen, mits deze voor het woon-werkverkeer werd gebruikt. Op de boekhouding van bedrijf X moest men een aparte post aanmaken voor elke werknemer. Daarnaast moest goed worden beoordeeld of de fiets in voldoende mate voor het woon-werkverkeer werd gebruikt. Al deze regels van de Belastingdienst leverden de boekhouding veel extra werk op.
Sinds de invoering van de werkkostenregeling is dit een stuk simpeler geworden voor bedrijf X. Er is niet langer de verplichting de uitgave uit te splitsen voor de belastingdienst. Tevens hoef niet meer verantwoord te worden of de fiets wel in voldoende mate voor het woon-werkverkeer wordt gebruikt. Bij bedrijf X hoeft men nu alleen nog de jaarlijkse uitgaven als eindheffingsloon in de boekhouding op te nemen. Het is daarbij natuurlijk nog wel belangrijk om te controleren dat de binnen de WKR beschikbare vrije ruimte niet wordt overschreden. In 2021 bedraagt deze vrije ruimte 3% van de eerste € 400.000 van de totale fiscale loonsom, daarboven 1,18%.
De cafetariaregeling en de werkkostenregeling
Met de werkkostenregeling is het een stuk eenvoudiger geworden om de werknemers gebruik te laten maken van een cafetariaregeling zoals een fietsplan. Waar eerst goed moest worden uitgezocht of het gebruik van de fiets wel voor minimaal 50% van het woon-werkverkeer zou zijn en of het wel binnen de bestaande regelgeving van vergoedingen en verstrekkingen paste, hoeft er bij de werkkostenregeling slechts op gelet te worden dat de uitgaven de 3% resp. 1,18% van de totale fiscale loonsom (de zogenaamde vrije ruimte) niet overschrijden.
Bij bedrijf X wil het management haar werknemers graag de keuze bieden welke producten zij met fiscaal voordeel aan kunnen schaffen. Zo wil de ene werknemer graag een mobiele telefoon voor privé gebruik, terwijl de ander veel meer gebaat is bij een fitnessabonnement. In de situatie vóór de WKR gebeurde dit ook al, maar was het een enorm papierwerk om dit te bewerkstelligen. De boekhouding kon dagen zoet zijn met het uitzoeken, sorteren en op de goede post plaatsen van de verschillende orders van de werknemers.
Na de invoering van de werkkostenregeling is de boekhouding veel sneller in orde. Er hoeft nog slechts een totaalbedrag opgegeven te worden van de uitgaven. Het is niet langer nodig elke uitgave op te splitsen naar categorie en werknemer. Het is voldoende om aan te geven op welke post deze terecht komt, bijvoorbeeld op de post fietsen of fitness, om vervolgens het totaalbedrag te boeken. Zo heeft de werkkostenregeling de organisatie een stuk efficiënter gemaakt.