Veelgestelde WKR vragen

Tot 2015 bestonden er verschillende regels voor een 29-tal vergoedingen en verstrekkingen die een werkgever aan zijn werknemers kon doen. Met ingang van 2015 zijn al deze verschillende regels vervangen door één regeling, de werkkostenregeling (WKR).

De ontwikkeling van de werkkostenregeling

Voorafgaand aan de invoering van de WKR bestonden er verschillende regels voor bijvoorbeeld het fietsplan, bedrijfsfitness, voor laptops en telefoons van de zaak maar ook voor bijvoorbeeld kerstpakketten en personeelsuitjes. Na aanhoudende kritiek op deze versnippering vanuit de werkgevers, besloot toenmalig Minister van Financiën de Jager, de WKR te introduceren. Hierdoor vervielen in één klap alle bestaande regels voor de verschillende vergoedingen en verstrekkingen en vielen alle kosten die hiermee gemoeid waren in een zogenaamde forfaitaire, of vrije, ruimte. Deze vrije ruimte bestaat uit een bepaald percentage van de totale fiscale loonsom van een organisatie en wordt jaarlijks opnieuw vastgesteld.

Werkkostenregeling 2021

In 2021 is deze zogenaamde vrije ruimte 1,18% van de totale fiscale loonsom van een organisatie met dien verstande dat het percentage over de eerste € 400.000 van de fiscale loonsom 3% is. Boven de € 400.000 geldt dan weer de 1,18%. Dit is een tijdelijke wijziging die eind januari 2021 is doorgevoerd om met name de kleinere organisaties met minder werknemers, die daardoor een lagere fiscale loonsom hebben, tegemoet te komen. Zeker nu in tijden van de coronacrisis. Elk jaar op Prinsjesdag wordt het nieuwe percentage bekend gemaakt. Het is overigens wel zaak om binnen deze vrije ruimte te blijven, bij overschrijding volgt een eindheffing van 80% over de overschrijding.

Met de invoering van de werkkostenregeling (WKR) heeft de overheid daadwerkelijk een versimpeling doorgevoerd. Het is namelijk niet langer nodig elke uitgave voor een vergoeding of verstrekking apart te beoordelen. Ook hoeven deze niet allemaal meer op een eigen kostenpost geboekt worden. Door de WKR hoeft een werkgever dit soort zaken niet meer minutieus aan de Belastingdienst te verantwoorden.

Binnen de WKR heeft elke werkgever de beschikking over een zogenaamde forfaitaire of vrije ruimte waarbinnen al dit soort vergoedingen en verstrekkingen aan de werknemers gedaan kunnen worden. De vrije ruimte is in 2020 1,18% van de totale fiscale loonsom van de organisatie, waarbij over de eerste € 400.000 van de loonsom een percentage geldt van 3%. Zolang een vergoeding of verstrekking binnen deze vrije ruimte valt, hoeft een werkgever hierover niets te verantwoorden aan de Belastingdienst en deze ook in zijn administratie niet per werknemer bij te houden.

Het kan zelfs nog aantrekkelijker worden als een werkgever binnen de WKR verrekenbare vergoedingen of verstrekkingen aan de werknemers doet. Te denken valt daarbij aan een ‘fiets van de zaak’, bedrijfsfitness maar ook een laptop of mobiele telefoon voor privé gebruik. Welke werknemer wil dat nou niet!?

Doordat deze vergoedingen en verstrekkingen door middel van een tijdelijke verlaging van het brutoloon met de werknemers verrekend of uitgeruild worden, bespaart zowel de werknemer (hij betaalt minder inkomstenbelasting want hij krijgt in ruil voor de fiets of laptop tijdelijk minder brutoloon) als de werkgever (doordat de werkgever tijdelijk minder brutoloon uitkeert, draagt hij minder sociale werkgeverslasten af). Zo zorgt een werkgever ook nog eens voor tevreden werknemers! Bovendien vallen de bedragen die hiermee gemoeid zijn in de genoemde vrije ruimte met alle voordelen van dien. Een win-win situatie!

De vrije ruimte is een belangrijk gegeven binnen de werkkostenregeling (WKR), het bepaalt namelijk welk bedrag een werkgever kan besteden aan de verschillende vergoedingen en verstrekkingen aan zijn werknemers zonder daar belasting over te hoeven betalen.

Voor invoering van de WKR in 2015 bestond deze vrije ruimte niet en moest er voor de diverse vergoedingen en verstrekkingen per geval rekening worden gehouden met de daarvoor geldende regels. Deze regels zijn met de invoering van de WKR in één klap vervangen door deze vrije ruimte.

De vrije ruimte is een percentage van de totale fiscale loonsom van een werkgever en kan per jaar variëren. Dit percentage is tot stand gekomen na uitgebreid overleg met specialisten en werkgevers. Voor 2020 bedraagt dit percentage 1,18% met als aanvulling dat dit percentage over de eerste € 400.000 van de loonsom 3% bedraagt. Deze verruiming komt met name kleine(re) werkgevers ten goede met een gering aantal werknemers die daardoor veelal een lagere fiscale loonsom hebben.

Belangrijk: Bij overschrijding van deze jaarlijkse vrije ruimte dient een eindheffing van 80% over de overschrijding te worden voldaan. Als de vrije ruimte in een bepaald jaar niet volledig is benut, is deze ‘weg’, het is dus niet mogelijk deze vrije ruimte op te sparen. Elke werkgever begint het nieuwe jaar opnieuw met het voor dat jaar vastgestelde percentage.
Het percentage voor het volgende jaar wordt jaarlijks op Prinsjesdag bekendgemaakt.

Het percentage van de vrije ruimte bedroeg in het begin van 2021 een totaal van 1,7% over de eerste € 400.000,- van de loonsom van een werkgever. Alles wat daarboven komt bedraagt 1,18%. Door de huidige coronacrisis heeft het kabinet echter besloten om werkgevers tegemoet te komen en een eenmalige verhoging van de vrije ruimte van de werkkostenregeling voor te stellen. Over de eerste € 400.000,- loonsom van een werkgever is dit percentage verhoogd van 1,7% naar 3%. Alles daarboven blijft 1,18%. Zo bereken je de vrije ruimte voor 2021:

Bereken de vrije ruimte van 2021

Voorbeeld: een werkgever met een totale loonsom van € 3.000.000,-

• 3% van € 400.000 = € 12.000,-
• 1,18% van € 2.600.000 = € 30.680,-
• Totale vrije ruimte = € 42.680,-

Elke werkgever kent het, het sinds 1995 bestaande fietsplan. Veel werkgevers hebben er in de loop van de jaren gebruik van gemaakt om hun werknemer met belastingvoordeel een fiets aan te laten schaffen. Goed voor de gezondheid van de werknemers, geen CO2-uitstoot en geen file- of parkeerproblemen. Het fietsplan komt er in het kort op neer dat werknemers via hun werkgever een ‘fiets van de zaak’ aan kunnen schaffen en deze door middel van het tijdelijk inleveren van brutoloon aan de werkgever terugbetalen.

Na de invoering van de werkkostenregeling (WKR) in 2015 is dit nog steeds op dezelfde manier mogelijk. Het énige verschil is feitelijk dat de bedragen die met deelname aan het fietsplan door de werknemers gemoeid zijn, in het jaar van deelname ineens en in zijn geheel meetellen in de binnen de WKR beschikbare vrije ruimte.

Het is daarbij niet langer nodig de ‘oude’ regels voor deelname aan het fietsplan te handhaven, deelname eens per 3 kalenderjaren, de fiets op meer dan 50% van de tijd voor het woon-werkveer gebruiken en een maximumbedrag van € 749. Al deze regels zijn met de invoering van de WKR komen te vervallen, wat deelname een stuk gemakkelijker maakt. Elke werkgever mag zijn eigen spelregels bepalen.