Stappenplan werkkostenregeling

Het berekenen van het beschikbare budget onder de werkkostenregeling is relatief simpel. U mag tot 1 januari 2015 1.5% van de totale fiscale loonsom van uw organisatie jaarlijks uitgeven aan vergoedingen en verstrekkingen, vanaf 1 januari 2015 is dit nog maar 1.2%. De werkkostenregeling is dan verplicht voor alle werkgevers in Nederland. Om te checken of de werkkostenregeling voordelig voor uw bedrijf is, legt u heel simpel uw huidige uitgaven aan vergoedingen en verstrekkingen naast het beschikbare budget binnen de werkkostenregeling. Geeft u momenteel meer uit dan het beschikbare budget, dan kunt u beter de oude regeling blijven toepassen. Is het budget onder de WKR toereikend, dan is de WKR voordelig voor u! U kunt gebruik maken van de huidige regelgeving tot 31 december 2014. Vanaf 1 januari 2015 bent u verplicht om te werken met de werkkostenregeling.

Bij de berekening die in de vorige stap gemaakt is, moet u altijd in het achterhoofd houden dat de werkkostenregeling u veel administratieve kosten kan besparen. Waar er voorheen de verplichting bestond om uw uitgaven aan vergoedingen en verstrekkingen minutieus aan de Belastingdienst te verantwoorden, is deze verplichting onder de WKR komen te vervallen. Zolang u binnen de zogenaamde forfaitaire ruimte (de 1.5%) blijft, hoeft u niets te verantwoorden. Dit kan u dus een aardige duit in de administratieve lasten schelen!

Wanneer u heeft bepaald dat de werkkostenregeling voordelig voor u is, is het zaak deze te implementeren. Een basale implementatie van de werkkostenregeling is eigenlijk erg simpel. U geeft aan gebruik te willen maken van de werkkostenregeling en specificeert het bedrag dat u dat jaar aan vergoedingen en verstrekkingen heeft uitgegeven. Uw boekhouder is er waarschijnlijk van op de hoogte welke posten hieronder vallen. Zolang deze kosten binnen de forfaitaire ruimte blijven, betaalt u hierover geen eindheffing. Bij overschrijding van de forfaitaire ruimte krijgt u een naheffing van 80!.

De werkkostenregeling biedt zoveel mogelijkheden dat het zonde is hier geen gebruik van te maken. De regeling biedt de mogelijkheid om uw werknemers van interessante secundaire arbeidsvoorwaarden te voorzien, die u als werkgever geen cent kosten! Zo is het mogelijk fietsen, laptops, mobiele telefoons etc. aan uw werknemers te verstrekken. Deze zaken kunnen onder de WKR worden betaald vanuit het brutoloon, waardoor uw werknemers 37% tot 52% besparen. Doordat u over het bedrag dat wordt uitgegeven geen sociale lasten hoeft te betalen, bespaart u als werkgever ook.

Natuurlijk is het een flinke klus om aan uw werknemers te communiceren dat het mogelijk is, wat de mogelijkheden dan zijn en hoe ze deze kunnen benutten. Daarnaast komt er natuurlijk nog wel een administratief aspect bij kijken wanneer er allerlei verschillende producten met het brutoloon verrekend moeten worden.

Gelukkig is het mogelijk dit proces te automatiseren. Eén van de weinige spelers op de markt die zich hier momenteel mee bezig houdt is FiscFree®, onderdeel van de NFP Groep, onder andere bekend als de leverancier van de fiets van de zaak. FiscFree® is een handige tool die allerlei verrekenbare producten onder de WKR aanbiedt, en u de administratie uit handen neemt.