Overzicht werkkostenregeling, hoe houd ik de werkkostenregeling overzichtelijk?

Een vraag die, in het licht van de verplichte invoering van de werkkostenregeling op 1 januari 2015, bij veel werkgevers speelt is: hoe houd ik de werkkostenregeling overzichtelijk? Waar er eerder voldaan moest worden aan een bundel van 29 verschillende regels omtrent vergoedingen en verstrekkingen, vallen deze straks allemaal onder de WKR.

Natuurlijk is dit een versimpeling, er hoeft immers geen rekening meer gehouden te worden met 29 verschillende regels, maar nog slechts met één. Maar tegelijkertijd wordt het lastiger om de verschillende uitgaven die onder de WKR vallen overzichtelijk te houden. En dit is erg belangrijk, want wanneer het budget wordt overschreden, dient over het meerdere een eindheffing van 80% te worden voldaan.

Gelukkig is het onder de werkkostenregeling minder belangrijk om een gedetailleerd uitgesplitst overzicht te onderhouden. De werkkostenregeling schrijft voor dat de werkgever de uitgaven niet langer minutieus hoeft op te geven aan de Belastingdienst; slechts een totaal overzicht over een boekjaar is voldoende.

Maar tegelijkertijd biedt de werkkostenregeling zoveel mogelijkheden om vergoedingen en verstrekkingen te doen, dat het lastig is om er optimaal gebruik van te maken zonder het overzicht te verliezen. U kunt uw werknemers bijvoorbeeld voorzien van laptops, mobiele telefoons, sportabonnementen, bedrijfsfitness, et cetera. De vraag die u zich misschien stelt, is wie regelt dit dan allemaal? En waar kopen we het in? Doe ik dat als werkgever of ‘declareert’ de werknemer het bij mij?

Software pakket

Juist omdat dit vragen zijn die de werkkostenregeling bemoeilijken is het aan te raden hier een software pakket voor in te schakelen. Er zijn ondertussen enkele spelers op de markt, waarvan FiscFree® de meest bekende en ervarene is. FiscFree® is een online beheer- en bestelsysteem dat is ontwikkeld door de NFP Groep, een bedrijf dat al sinds 1995 de fiscaal voordelige fiets of fiets van de zaak, verzorgt. Met het programma krijgen werknemers een eigen inlog waarmee zij vele producten kunnen bestellen. Bij een bestelling wordt uw administratie automatisch op de hoogte gesteld; een aanvullende arbeidsovereenkomst wordt verzonden en de manier waarop de werknemer wil verrekenen (bijvoorbeeld via het brutoloon en/of bijvoorbeeld vakantiegeld) wordt doorgegeven. Dat niet alleen, ook aan de zijde van de werknemer gaat alles automatisch; het product wordt besteld en bij de werknemer thuis afgeleverd. Met het handige dashboard ziet u precies hoeveel budget er nog beschikbaar is, waardoor u nooit voor onverwachte kosten zult komen te staan.

Zo heeft u dus zonder enige moeite de werkkostenregeling volledig onder controle en geheel overzichtelijk!