Nu steeds meer bedrijven beseffen dat de werkkostenregeling in 2015 onvermijdelijk zal starten, valt het op dat er meer en meer over geschreven wordt. Er wordt meer nagedacht over de consequenties, waardoor er zaken aan het licht komen die in eerste instantie niet direct als effect van de werkkostenregeling werden herkend. Zo sorteert de WKR bijvoorbeeld als effect dat er intern een betere samenwerking tussen afdelingen tot stand zal moeten komen.

Velen zullen in de eerste instantie denken dat de WKR vooral van invloed is op de HR afdeling. Maatregelen omtrent het doen van vergoedingen en verstrekkingen zullen veelal vooral op het bordje van personeelszaken terecht komen. Maar de WKR behelst meer dan alleen vergoedingen en verstrekkingen! Ook onder andere kerstpakketten, jubileumgiften en maaltijden vallen vanaf 1 januari 2015 onder het regime van de werkkostenregeling. En deze zaken worden doorgaans niet door de HR afdeling geregeld.

Vandaar dat de werkkostenregeling, wellicht onbedoeld, als bijeffect er voor zal gaan zorgen dat de afdeling HR of personeelszaken meer rekening zal moeten gaan houden met de uitgaven in andere afdelingen van het bedrijf, maar ook dat de afdeling Financiën scherp zal moeten letten op de uitgaven van de afdeling HR.

Extra kostenbesparing voor werkgever én werknemer!

Want wat veel werkgevers zich wellicht nog niet beseffen, is dat de werkkostenregeling een flinke besparing op kan leveren! We lichten het toe met een kort voorbeeld.

Een werkgever bood haar werknemers altijd het fietsenplan aan en besluit om dit onder de werkkostenregeling nog steeds mogelijk te maken. Er wordt WKR-budget gereserveerd en medewerkers worden geïnformeerd dat er onder de nieuwe regeling de mogelijkheid is om tot €1000,- een fiets te bestellen. Deze fiets wordt, als vanouds, terugbetaald via een brutolooncomponent. De werkgever stelt hiervoor het brutoloon beschikbaar.

Tien medewerkers willen graag een nieuwe fiets en besluiten de volledige mogelijkheid á €1000,- te gebruiken. Het brutoloon van de medewerkers wordt gedurende een jaar verlaagd met in totaal €1000,-, waardoor de medewerkers alleen al minimaal 37% besparen op de fiets. Ze betalen immers geen loonbelasting over dit bedrag!

Maar hier wordt het pas echt interessant, want ook de werkgever bespaart geld! Doordat het brutoloon verlaagd is met €1000,- hoeven hier namelijk ook geen sociale lasten over betaald te worden! Waar deze lasten gemiddeld 18% zijn, bespaart de werkgever dus tien keer €180,- (= 18% van €1000,-) wat in totaal een besparing van €1.800,- is!

Met dit voorbeeld hopen we aan te tonen dat het voor werkgevers dus erg interessant is om de mogelijkheden van de werkkostenregeling ten volle te gebruiken. Om even de link te leggen naar de budgetafstemming tussen HR en Financiën; het budget moet goed verdeeld worden, maar gedurende het jaar kan er eventueel nog worden geschoven met het budget om er voor te zorgen dat het op die plaatsen gebruikt wordt waar het het hardst nodig is. Zo is de besparing het grootst!

Flexibel budget

De gemakkelijkste wijze om dit mogelijk te maken is om met een flexibel budget te werken. Zorg ervoor dat uw WKR-budget op één plaats beschikbaar is. Op die manier heeft u altijd een duidelijk overzicht over de invulling van het budget en heeft u de mogelijkheid om budget te schuiven tussen de verschillende posten.

Een goed voorbeeld van deze aanpak is het ‘Dashboard’ van FiscFree®. Hier heeft u de mogelijkheid de verschillende kostenposten van de WKR in te delen, u kunt gemakkelijk schuiven en de posten die door uw medewerkers gevuld worden (bijv. ‘Fiets’ en ‘Computers’) worden real-time gevuld als uw medewerkers iets bestellen in FiscFree®. Zo heeft u dus een budgetbeheersings- en bestelsysteem in één!

Met het Dashboard van FiscFree wordt WKR-budgetbeheersing een fluitje van een cent!