Met de WKR naar de dierentuin?

Regelmatig zien wij op het internet vragen van zowel werknemers als werkgevers voorbij komen over de mogelijkheden van de werkkostenregeling. Op LinkedIn woedde er een discussie over de mogelijkheid om een dierentuinkaart te vergoeden, ergens anders ging het over de mogelijkheid om de studieschuld van werknemers te laten verrekenen en via de ‘Stel een vraag’ optie zien we regelmatig vragen over de mogelijkheden omtrent maaltijden, presentjes en extra’s. In de meeste gevallen is het antwoord heel simpel; ‘Ja, dat mag’.

Belastingdienst laat controle grotendeels los onder de WKR

Wanneer u zich afvraagt wat er wel en wat er niet vergoed mag worden onder de werkkostenregeling, bedenk dan dat bijna alles wat u wilt aanbieden als werkgever, binnen de mogelijkheden valt. De Belastingdienst stelt eigenlijk nog maar twee eisen waar u rekening mee heeft te houden: overschrijd het budget niet; en hou rekening met de gebruikelijkheidstoets.

Het budget bestaat vanaf 1 januari 2015 uit 1.2% van de totale fiscale loonsom van uw organisatie, tot 1 januari 2015 is dit nog 1.5%. Hoewel het misschien simpel lijkt om het budget niet te overschrijden, moet u er wel rekening mee houden dat de uitgaven die onder de werkkostenregeling vallen, verschillende afdelingen beslaan. Zo kunnen door uw werknemers gemaakte kosten in de bedrijfskantine onder de werkkostenregeling vallen, het geven van kerstpakketten en jubileumpresentjes, maar ook het verrekenen van een fiets of bijvoorbeeld een PC voor uw werknemers hoort bij de werkkostenregeling. Zorg er dus altijd voor dat u goed in kaart brengt welke kosten onder de werkkostenregeling worden ingedeeld, zo voorkomt u overschrijding.

De gebruikelijkheidstoets schrijft voor dat de uitgaven die u maakt voor uw werknemers niet meer dan 30% mogen afwijken van de uitgaven die gebruikelijk zijn in vergelijkbare omstandigheden voor een soortgelijke verstrekking of vergoeding. Als u zich aan deze (gebruikelijkheidstoets) regels houdt, zit u eigenlijk altijd goed.

Dus in principe kunnen we concluderen dat als u zich aan bovenstaande twee regels houdt, het bijna niet fout kan gaan. Maar hier moeten we wel aan toevoegen dat bepaalde zaken, zoals bijvoorbeeld de dierentuinkaart, ook onder andere regels geschaard kunnen worden. Zo kan de dierentuinkaart ook als loon voor de werknemer worden aangemerkt. Maar als het een bezoek is met als doel het vermaken van een klant, dan mag het zelfs als intermediaire kosten worden aangemerkt, wat inhoudt dat het niet ten laste van het werkkostenregeling budget komt.

Bedenk dus goed hoe u kosten wilt indelen en neem niet alles klakkeloos in het werkkostenregeling budget op!