De werkkostenregeling 2015 (WKR 2015); alles wat u moet weten!

Op 1 januari 2015 is de nieuwe regelgeving rondom het vergoeden en verstrekken aan uw medewerkers verplicht van start gegaan; de werkkostenregeling 2015. De overheid is erg spaarzaam met het verstrekken van informatie over deze regeling, werkgevers zijn er huiverig voor en professionals maken u graag bang om zo de eigen WKRdre workshops gevuld te krijgen. Maar er is geen reden om bang te zijn voor de werkkostenregeling. Het is een handige regeling die met enkele simpele stappen toegepast kan worden. In dit artikel leggen we eerst kort uit wat de werkkostenregeling precies is, daarna geven we een hands-on stappenplan over hoe de werkkostenregeling bij 1,5u in de organisatie geïmplementeerd kan worden. We eindigen met enkele verwachtingen voor de toekomst.

We hopen dat u zo met een gerust hart de werkkostenregeling binnen uw eigen organisatie toe kunt gaan passen!

De WKR uitgelegd

Op 1 januari 2011 werd de werkkostenregeling voor het eerst geïntroduceerd. Deze regeling vervangt de huidige 29 verschillende regelgevingen die er bestaan rondom het maken van vergoedingen en verstrekkingen aan uw werknemers.

De Belastingdienst heeft ingezien dat het onmogelijk is al deze regels te handhaven, te controleren en bij te houden, zowel voor de werkgever als voor de Belastingdienst. Bij de fietsregeling moest bijvoorbeeld voor elke werknemer de aankoop worden bijgehouden, hoe ver de werknemer van het werk vandaan woont, hoe vaak gebruik gemaakt wordt van de fiets, en of de regeling niet al eerder was toegepast. Voor werkgevers een flinke administratieve taak, voor de Belastingdienst onmogelijk om te controleren.

Simpel gezegd heeft u bij het vergoeden of verstrekken twee keuzes. De eerste keuze; hetgeen u vergoedt of verstrekt wordt als loon van de werknemer aangemerkt, hier betaalt u dus loonbelasting over. De tweede keuze; hetgeen u vergoedt of verstrekt wordt als eindheffingsloon ingedeeld in de forfaitaire ruimte, u kunt nu onbelast vergoeden en/of verstrekken (zolang u binnen de 1.2% blijft).

 

Hoe implementeer ik de WKR?

Nu we een idee hebben van hoe de werkkostenregeling in elkaar steekt, is het belangrijk om te bekijken hoe we de regeling in onze eigen organisatie kunnen implementeren. Met het onderstaande stappenplan kunt u gemakkelijk kijken hoe de WKR binnen uw organisatie kan werken.

1. Analyseren & inventariseren
Allereerst is het belangrijk uit te zoeken in hoeverre u nu gebruik maakt van de 29 oude regelgevingen. Vergoedt u bijvoorbeeld fietsen aan uw werknemers, mogen ze gebruik maken van een fitnessregeling? Geeft u ieder jaar kerstpakketten aan uw werknemers, geeft u cadeaus bij een jubileum?

Kijk goed in de lijst van de 29 oude regels rondom het vergoeden en verstrekken en analyseer in hoeverre u gebruik maakt van deze regels, en hoeveel u hier jaarlijks aan uitgeeft. Maak hier een duidelijk overzicht van, zodat het helder is wat er wordt vergoedt en of verstrekt, en hoeveel u hier jaarlijks aan uitgeeft.

2. Vergelijken

Zoals al eerder benoemd werd, mag u onder de werkkostenregeling 2015 tot 1.2% van de totale fiscale loonsom van uw organisatie uitgeven aan vergoedingen en verstrekkingen. U zult dus moeten bekijken hoeveel loon u in het afgelopen jaar in totaal heeft uitbetaald (in brutobedragen), 1.2% van dit bedrag is uw WKR-budget.

Zolang het WKR-budget bedrag hoger is dan het bedrag dat u voorheen aan vergoedingen en verstrekkingen uitgaf, dan zult u de WKR probleemloos kunnen implementeren. Is het bedrag lager, dan zult u noodgedwongen keuzes moeten gaan maken in welke onderdelen van uw vergoedingen en verstrekkingen u laat vallen, of welke u als loon voor de werknemer gaat aanmerken.

3. Budget verdelen

Nu u op de hoogte bent van de uitgaven die u binnen de WKR doet, is het belangrijk om het budget te gaan verdelen. Als het goed is heeft u inmiddels een lijst met verschillende categorieën waarin u vergoedingen en verstrekkingen maakt. Er zullen een aantal categorieën zijn, zoals bijvoorbeeld kerstpakketten, waarvan u van te voren vrij precies weet hoeveel u hiervoor gaat uitgeven. Maar andere categorieën, zoals bijvoorbeeld de fiets van de zaak, fitnessabonnementen, etc. zijn afhankelijk van de hoeveelheid werknemers die hierin geïnteresseerd zijn. Het is dus belangrijk hier budget voor te reserveren, zodat er ruimte is om hier gebruik van te maken en u geen risico loopt om die eindheffing van 80% te moeten betalen.

4. Implementeren

Wanneer alle gegevens bekend zijn is het van belang de WKR te implementeren. Dit houdt in dat  u uw werknemers op de hoogte brengt van de (nieuwe) mogelijkheden. Een goed voorbeeld hiervan is het PC-privé project. Voorheen konden werknemers via een brutolooncomponent een PC aanschaffen, een erg populaire regeling. Deze heeft enkele jaren bestaan maar werd uiteindelijk afgeschaft. Onder de werkkostenregeling kunt u uw werknemers weer op soortgelijke wijze deze regeling aanbieden! Het is namelijk mogelijk om de aanschaf van een nieuwe PC in te delen in de forfaitaire ruimte. U kunt dit vervolgens als een echte verstrekking beschouwen, d.w.z. dat u als werkgever alles betaalt, of als vorm van lening, waardoor uw werknemer de verstrekking kan terugbetalen d.m.v. een brutolooncomponent (bijv. brutoloon, eindejaarsuitkering, vakantiegeld, etc.).

Meer vrijheid

Doordat alle oude regels vervallen onder de WKR is het mogelijk veel vrijer vergoedingen en verstrekkingen te doen. Waar u bijvoorbeeld voor fitnessabonnementen eerder beperkt was tot één fitnesscentrum per fysieke locatie van uw bedrijf, heeft de Belastingdienst de regels onder de werkkostenregeling versoepeld. Uw werknemers hebben onder de werkkostenregeling volledige vrijheid in de keuze van een fitnesscentrum. Maar dat niet alleen, er mag veel meer in het budget van de werkkostenregeling worden ondergebracht, zo kunt u als werkgever er bijvoorbeeld voor kiezen om ook sportcontributie via een brutolooncomponent te laten verrekenen!

Maar het is goed mogelijk dat u door al deze vrijheid in indeling van het budget de bomen door het bos niet meer ziet. Het is uiteraard wel belangrijk dat er geen misbruik van de regeling gemaakt wordt, en dat de vergoedingen en verstrekkingen die u maakt passen bij het beleid dat u wilt voeren. Daarnaast moet natuurlijk het budget wel actief worden bijgehouden, omdat u bij overschrijding erg hoge kosten moet betalen aan de Belastingdienst.

Gelukkig spelen steeds meer ERP systemen slim in op de werkkostenregeling en kunt u hier al veel mee automatiseren. Daarnaast heeft een grote speler rondom het fietsenplan, Nationale Fiets Projecten, een product gestart, FiscFree®, waarmee u snel en simpel uw WKR budget kunt beheren. Met FiscFree® kiest u een aantal producten die u aan uw werknemers wilt vergoeden en/of verstrekken, zoals bijvoorbeeld fitness, fietsen, vakbondscontributie en PC’s, u stelt een budget in en FiscFree® regelt voor u de rest. Het budget wordt realtime bijgehouden, alle documentatie wordt automatisch opgesteld (aanvullende arbeidscontracten, de verrekenwijze, etc.) en ook de leverancier wordt automatisch op de hoogte gesteld. Het systeem levert dus voor uw werknemers een leuk keuzepakket aan voordelen op, voor u als werkgever worden veel werkzaamheden uit handen genomen, wat u veel oplevert in termen van efficiëntie, gemak en stroomlijning van de workflow.

Doordat alle werknemers een eigen inlog pagina hebben, kunnen zij gemakkelijk hun eigen keuzes maken. U heeft als werkgever alle controle over hetgeen besteld wordt en houdt altijd de eindregie. Zo bent u er zeker van dat u nooit buiten de grenzen van de WKR treedt, en dus nooit last zult hebben van die vervelende eindheffing van 80%. FiscFree® kan het implementeren van de WKR sterk vergemakkelijken.

Toekomst?

De regeling is verplicht geïntroduceerd op 1 januari 2015 en heeft enkele wijzigingen, op basis van een internetconsultatie in 2013, ondergaan.

Zo is bijvoorbeeld het noodzakelijkheidscriterium geïntroduceerd. Zaken die noodzakelijk zijn voor het uitoefenen van de functie, in de categorieën gereedschappen, mobiele communicatiemiddelen en computers, vallen buiten het WKR-budget. Deze kunt u dus gewoon verstrekken aan uw medewerkers zonder bang te zijn dat u budget overstroomt. Kijk hier voor alle veranderingen die de werkkostenregeling in 2015 heeft ondergaan.