Voorbeeld werkkostenregeling. Bekijk enkele voorbeelden.

Om de werkkostenregeling uit te leggen is het handig enkele voorbeelden uit de praktijk weer te geven. Op die manier kunt u gemakkelijk de zaken aan uw eigen bedrijf relateren en zo wordt duidelijk waarom de werkkostenregeling voordelig is voor zowel de werkgever als de werknemer. Een goed voorbeeld is het fietsplan.

De fiets en de werkkostenregeling

Bij bedrijf X werd als service aan de werknemers een fietsplan aangeboden. Werknemers konden met belastingvoordeel een fiets aanschaffen, mits deze voor het woon-werkverkeer werd gebruikt. Op de boekhouding van bedrijf X moest men een aparte post aanmaken voor elke werknemer. Daarnaast moest goed worden beoordeeld of de fiets in voldoende mate voor het woon-werkverkeer werd gebruikt. Al deze regels van de Belastingdienst leverden de boekhouding veel extra werk op.

Sinds de invoering van de werkkostenregeling is dit een stuk simpeler geworden voor bedrijf X. Er is niet langer de verplichting de uitgave uit te splitsen voor de belastingdienst. Tevens hoeft men niet meer te verantwoorden of de fiets wel voor het woon-werkverkeer wordt gebruikt. Bij bedrijf X hoeft men nu alleen nog de jaarlijkse uitgaven als eindheffingsloon in de boekhouding op te nemen. Het is natuurlijk nog wel belangrijk om te controleren dat er in totaal niet meer dan de 1.5% van de totale fiscale loonsom van de organisatie wordt uitgegeven. Let op dat dit vanaf 1 januari 2015 nog maar 1.2% is!

De cafetariaregeling en de werkkostenregeling

Met de werkkostenregeling wordt het eigenlijk alleen maar simpeler om uw werknemers een cafetariaregeling aan te bieden. Waar u eerst goed moest uitzoeken of het gebruik wel voor 50% voor het woon-werkverkeer zou zijn en of het wel binnen de bestaande regelgeving van vergoedingen en verstrekkingen paste, hoeft u bij de werkkostenregeling er slechts op te letten dat uw uitgaven de 1.5% van de totale fiscale loonsom niet overschrijden. Vanaf 1 januari 2015 wordt dit percentage verlaagd naar 1.2%, klik hier voor meer informatie over de WKR 2015.

Bij bedrijf X wil het management haar werknemers graag de keuze bieden welke producten zij met fiscaal voordeel aanschaffen. Zo wil de ene werknemer graag een mobiele telefoon, terwijl de ander veel meer gebaat is bij een fitnessabonnement. In de situatie vóór de WKR gebeurde dit ook al, maar was het een enorm papierwerk om dit te bewerkstelligen. De boekhouding kon dagen zoet zijn met het uitzoeken, sorteren en op de goede post plaatsen van de verschillende orders van de werknemers.

Na de invoering van de werkkostenregeling is de boekhouding veel sneller in orde. Er hoeft nog slechts een totaalbedrag opgegeven te worden van de uitgaven. Het is niet langer nodig elke uitgave op te splitsen naar categorie en werknemer. Het is voldoende om aan te geven op welke post deze terecht komt, bijvoorbeeld op de post fietsen of fitness, om vervolgens het totaalbedrag te boeken. Zo heeft de werkkostenregeling de organisatie een stuk efficiënter gemaakt.