Cafetariaregeling werkkostenregeling

Een veel gehoorde zorg van werkgevers is of het onder de werkkostenregeling nog wel mogelijk is om op een goede manier een cafetariaregeling aan haar werknemers aan te bieden. Een cafetariaregeling is een regeling waarin werknemers belast loon kunnen uitruilen voor onbelast loon. Veelal hebben werkgevers in het huidige systeem een goede manier gevonden om een cafetariaregeling aan te bieden en de vraag is natuurlijk of dit onder de werkkostenregeling ook nog wel kan.

Als werkgever kunt u opgelucht ademhalen: onder de werkkostenregeling kunt u nog steeds een cafetariaregeling aanbieden. Sterker nog, het is eigenlijk alleen maar makkelijker geworden.

In feite is de gehele werkkostenregeling een uitwerking van de cafetariaregeling. Onder de werkkostenregeling kan een werknemer namelijk kiezen om brutoloon in te ruilen voor een vergoeding in natura, zoals: een fiets of een laptop, een onbelaste verstrekking, een vergoeding of een terbeschikkingstelling. De werkkostenregeling heeft het voor de werkgever alleen maar simpeler gemaakt om dit te faciliteren.

Waar voorheen nog de verplichting bestond om uitgaven per werknemer te specificeren en duidelijk te voldoen aan één of meerdere van de 29 huidige regels, is het onder de werkkostenregeling alleen belangrijk om binnen de forfaitaire ruimte vrije ruimte wat u belastingvrij mag vergoeden of verstrekken aan uw personeel  te blijven. De forfaitaire ruimte bestaat uit 1.2% van de totale fiscale loonsom van een organisatie. Maar via de gerichte vrijstellingen is het voor een werkgever ook mogelijk vergoedingen en verstrekkingen te doen die niet in de forfaitaire ruimte vallen.

Voorbeeld cafetariaregeling onder de werkkostenregeling

Een werknemer reist per jaar 4.300 kilometer voor zijn woon-werkverkeer. Aangezien de wetgever heeft bepaald dat hiervoor een gerichte vrijstelling geldt van € 0,19 per gereden kilometer, mag er per jaar 4.300 x € 0,19 = € 817,- worden vergoed. In het arbeidscontract van de werknemer is bepaald dat de werknemer € 0,10 vergoed krijgt per gereden kilometer. Daardoor krijgt de werknemer dus een vergoeding van 4.300 x 0,10 = € 430,- per jaar. Dit betekent dat er belastingtechnisch nog € 387,- onbelast kan worden vergoed (817 – 430 = 387).

De werknemer komt met zijn werkgever overeen dat hij voor een bedrag van € 387,- afziet van zijn dertiendemaanduitkering. In plaats daarvan ontvangt hij een aanvullende vergoeding voor het woonwerkverkeer van € 387,-. Deze aanvullende vergoeding behoort niet tot het loon van de werknemer en er wordt dus geen loonbelasting over betaald. Daarnaast past deze vergoeding binnen de gerichte vrijstellingen en dus komt deze ook niet ten laste van de vrije ruimte van de werkgever!